航空包机经纪人负责在客户与持证飞机运营商之间安排航班，寻找合适的机型、比较报价并协调行程，而运营商则提供飞机和机组，并保留运营控制权，包括维护、法规合规、飞行计划和最终安全决策。经纪人可以协商商业条款并收取款项，但不能指示飞行员起飞、批准不适航的飞机，或推翻运营商的天气决策。
经纪人负责界定任务需求，从获得适当授权的运营商处寻找飞机，比较全程费用，并审核运营商的运营授权、保险和安全信息，同时还处理合同、餐饮和地面服务。运营商负责挑选和指派机组，做出所有放行/不放行及天气相关决策，并对适航性负责；飞机的所有权并非决定性因素，因为运营商可以运营由其他公司所有的飞机，而经纪公司本身可能并不拥有任何飞机。
各司法辖区的术语和披露规则有所不同：在美国，私人包机通常在 Part 135 授权下运营，而许多其他国家则采用航空运营人证书（Air Operator Certificate）框架，按座位单独出售的公共包机可能适用与整机包机不同的监管结构。建议乘客在预订前询问运营承运人的法定名称及证书详情，要求获得运营商已接受该航班的书面确认，确认由谁持有运营控制权并雇用飞行员，索取责任保险证明，并确认机型、注册号及替换程序。
对于需要广泛机型选择或需要行程管理支持的国际、多段或特殊行程的客户，经纪人较为适合；而对于已经了解合适运营商或经常执行相同任务的客户，直接预订更为合适；经纪人并不必然更贵，因为他们可能获得优惠的运营商价格，但同时也会收取佣金或服务费。一份完善的包机协议应载明客户、经纪人和运营承运人的名称，并明确机型、载客量、机场、时间安排、总价及税费、取消和退款条款、机械故障相关规定，以及更换飞机或运营商的规则。需要警惕的信号包括：拒绝透露运营承运人身份、付款账户来源不明、报价异常低但费用项目不全，或保证天气和维护绝不会影响起飞。
